Πλατφόρμα Εργαστηρίων ΔΕΠΑΔΠ
1. Εισαγωγή
Η Δημοτική Επιχείρηση Πολιτιστικής Ανάπτυξης Δήμου Περιστερίου (ΔΕΠΑΔΠ) σέβεται την ιδιωτικότητα των χρηστών και μεριμνά για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο της λειτουργίας της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διαχείρισης εργαστηρίων.
Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου ενημερώνει τους χρήστες σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα που ενδέχεται να συλλέγονται, τους σκοπούς επεξεργασίας τους, τον τρόπο χρήσης και προστασίας τους, καθώς και τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων.
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (GDPR), την ισχύουσα ελληνική νομοθεσία και τις εφαρμοζόμενες πολιτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων της ΔΕΠΑΔΠ.
2. Υπεύθυνος Επεξεργασίας
Υπεύθυνος Επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που καταχωρίζονται μέσω της πλατφόρμας είναι:
Δημοτική Επιχείρηση Πολιτιστικής Ανάπτυξης Δήμου Περιστερίου (ΔΕΠΑΔΠ)
Στοιχεία επικοινωνίας:
Διεύθυνση: [να συμπληρωθεί]
Τηλέφωνο: [να συμπληρωθεί]
Email: [να συμπληρωθεί]
Ιστοσελίδα: [να συμπληρωθεί]
Για ζητήματα που αφορούν την προστασία προσωπικών δεδομένων ή την άσκηση των σχετικών δικαιωμάτων, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να επικοινωνούν στα στοιχεία επικοινωνίας που θα ορίσει η ΔΕΠΑΔΠ.
3. Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγονται
Κατά την εγγραφή και χρήση της πλατφόρμας ενδέχεται να συλλέγονται δεδομένα όπως:
ονοματεπώνυμο,
στοιχεία επικοινωνίας, όπως διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλέφωνο,
στοιχεία διεύθυνσης ή τόπου κατοικίας,
στοιχεία που απαιτούνται για τη δημιουργία και διαχείριση λογαριασμού χρήστη,
στοιχεία που δηλώνονται στη φόρμα εγγραφής,
επιλογές εργαστηρίων και επιπέδων,
αιτήματα συμμετοχής σε εργαστήρια,
στοιχεία ενεργών και προηγούμενων συμμετοχών,
πληροφορίες σχετικά με λίστες αναμονής,
πληροφορίες σχετικά με την περίοδο/εκπαιδευτική χρονιά συμμετοχής,
στοιχεία ανανεώσεων συμμετοχής,
στοιχεία που αφορούν χρεώσεις, οφειλές και πληρωμές,
πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση ενεργοποίησης της εγγραφής,
ημερομηνία και ώρα καταγραφής αποδοχής όρων ή συγκατάθεσης, όπου αυτή απαιτείται,
τεχνικά στοιχεία που είναι απαραίτητα για την ασφαλή λειτουργία της πλατφόρμας.
Η πλατφόρμα μπορεί επίσης να συλλέγει και να αποθηκεύει δικαιολογητικά που απαιτούνται, ανάλογα με το πρόγραμμα, το εργαστήριο, την περίοδο ή τις προϋποθέσεις συμμετοχής.
4. Δικαιολογητικά εγγραφής και συμμετοχής
Για την ολοκλήρωση της εγγραφής, της συμμετοχής ή της ανανέωσης μπορεί να ζητηθεί από τον χρήστη η ηλεκτρονική υποβολή συγκεκριμένων δικαιολογητικών.
Ανάλογα με την περίπτωση, αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν, ενδεικτικά:
αποδεικτικό διεύθυνσης κατοικίας,
πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης,
δικαιολογητικά ανεργίας,
στοιχεία ή δικαιολογητικά φοιτητικής ιδιότητας,
άλλα έγγραφα που απαιτούνται για την επιβεβαίωση προϋποθέσεων συμμετοχής ή δικαιώματος σε συγκεκριμένη κατηγορία χρέωσης.
Ζητούνται μόνο τα δικαιολογητικά που κρίνονται απαραίτητα για τον εκάστοτε σκοπό και η πρόσβασή τους περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
5. Σκοποί επεξεργασίας
Τα προσωπικά δεδομένα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για σκοπούς που συνδέονται με τη λειτουργία και διαχείριση των εργαστηρίων και ιδίως για:
τη δημιουργία και διαχείριση λογαριασμού μαθητή/συμμετέχοντα,
την υποβολή και αξιολόγηση αιτήσεων εγγραφής,
τη διαχείριση συμμετοχών σε εργαστήρια,
την αντιστοίχιση συμμετεχόντων με εργαστήρια και επίπεδα,
τη διαχείριση της χωρητικότητας των εργαστηρίων,
τη λειτουργία λίστας αναμονής,
την έγκριση ή απόρριψη αιτημάτων,
τη διαχείριση διαφορετικών περιόδων λειτουργίας και προγραμμάτων,
τη διαχείριση ανανεώσεων,
τον έλεγχο των απαραίτητων δικαιολογητικών,
τη διαχείριση χρεώσεων, πληρωμών και οικονομικών εκκρεμοτήτων,
την ενημέρωση του συμμετέχοντα σχετικά με την κατάσταση των αιτημάτων και των συμμετοχών του,
την αποστολή λειτουργικών ενημερώσεων και ειδοποιήσεων,
την παροχή υποστήριξης,
την ασφάλεια και ορθή λειτουργία της πλατφόρμας,
την εκπλήρωση νομικών, διοικητικών ή λογιστικών υποχρεώσεων της ΔΕΠΑΔΠ.
6. Νομική βάση επεξεργασίας
Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται, ανάλογα με την περίπτωση και τον επιδιωκόμενο σκοπό, βάσει των εφαρμοζόμενων νομικών βάσεων του άρθρου 6 του GDPR.
Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν την εκτέλεση σύμβασης ή τη λήψη μέτρων κατόπιν αιτήματος του ενδιαφερομένου πριν από τη σύναψή της, τη συμμόρφωση της ΔΕΠΑΔΠ με έννομη υποχρέωση, την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον, καθώς και τη συγκατάθεση του υποκειμένου όπου αυτή αποτελεί την κατάλληλη και απαιτούμενη νομική βάση.
Η ακριβής νομική βάση για κάθε κατηγορία επεξεργασίας καθορίζεται από τη ΔΕΠΑΔΠ σύμφωνα με τη φύση της υπηρεσίας και τις σχετικές νομικές υποχρεώσεις της.
7. Διαχείριση εργαστηρίων και λιστών αναμονής
Οι πληροφορίες συμμετοχής χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση της χωρητικότητας των εργαστηρίων.
Όταν ένα εργαστήριο έχει συμπληρώσει τον διαθέσιμο αριθμό θέσεων, το αίτημα του ενδιαφερομένου μπορεί να καταχωριστεί σε λίστα αναμονής.
Σε περίπτωση που προκύψει διαθέσιμη θέση, το αίτημα μπορεί να εξεταστεί και να εγκριθεί από εξουσιοδοτημένο προσωπικό σύμφωνα με τους κανόνες λειτουργίας του προγράμματος.
8. Οικονομικά δεδομένα
Η πλατφόρμα μπορεί να τηρεί πληροφορίες που σχετίζονται με τις οικονομικές υποχρεώσεις του συμμετέχοντα, όπως:
προβλεπόμενη χρέωση εργαστηρίου,
δημιουργημένες χρεώσεις,
καταγεγραμμένες πληρωμές,
υπόλοιπα ή οικονομικές εκκρεμότητες,
σχετικές πληροφορίες ανά περίοδο και συμμετοχή.
Τα δεδομένα αυτά χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τη διαχείριση των οικονομικών υποχρεώσεων που συνδέονται με τη συμμετοχή στα εργαστήρια και για την εκπλήρωση των σχετικών διοικητικών, φορολογικών ή λογιστικών υποχρεώσεων.
9. Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα
Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα έχουν μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες και συνεργάτες, στον βαθμό που αυτό είναι απαραίτητο για την εκτέλεση των καθηκόντων τους.
Ανάλογα με τον ρόλο και τα δικαιώματα πρόσβασης, η πλατφόρμα μπορεί να επιτρέπει διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης σε διαχειριστές, εξουσιοδοτημένο προσωπικό και άλλους αρμόδιους χρήστες.
Λαμβάνονται κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα ώστε οι χρήστες να έχουν πρόσβαση μόνο στις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τον ρόλο τους.
10. Αποστολή ηλεκτρονικών ειδοποιήσεων
Η πλατφόρμα μπορεί να αποστέλλει ηλεκτρονικά μηνύματα που σχετίζονται με τη λειτουργία των εργαστηρίων και τον λογαριασμό του χρήστη.
Τα μηνύματα αυτά μπορεί να αφορούν, μεταξύ άλλων:
την υποβολή εγγραφής,
την ενεργοποίηση λογαριασμού,
την κατάσταση αιτήματος συμμετοχής,
την έγκριση ή άλλη μεταβολή συμμετοχής,
ανανεώσεις,
απαιτούμενα δικαιολογητικά,
οικονομικές εκκρεμότητες,
σημαντικές διοικητικές ενημερώσεις.
Για λόγους ελέγχου και εύρυθμης λειτουργίας μπορεί να τηρείται ιστορικό αποστολής λειτουργικών ειδοποιήσεων, όπως ημερομηνία και ώρα αποστολής και παραλήπτες.
11. Χρόνος διατήρησης δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται μόνο για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκπλήρωση του σκοπού για τον οποίο συλλέχθηκαν και σύμφωνα με τις νομικές, φορολογικές, λογιστικές και διοικητικές υποχρεώσεις της ΔΕΠΑΔΠ.
Δεδομένα τα οποία δεν είναι πλέον απαραίτητα διαγράφονται, ανωνυμοποιούνται ή τίθενται εκτός ενεργής χρήσης σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης δεδομένων του φορέα και τις απαιτήσεις της νομοθεσίας.
Ιδιαίτερη πολιτική διατήρησης μπορεί να εφαρμόζεται στα ηλεκτρονικά δικαιολογητικά και στα οικονομικά στοιχεία.
12. Ασφάλεια προσωπικών δεδομένων
Η ΔΕΠΑΔΠ λαμβάνει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, απώλεια, αλλοίωση, καταστροφή ή παράνομη επεξεργασία.
Τα μέτρα μπορούν να περιλαμβάνουν, ανάλογα με την περίπτωση:
ελεγχόμενη πρόσβαση μέσω προσωπικών λογαριασμών,
διαχωρισμό δικαιωμάτων ανά ρόλο χρήστη,
περιορισμένη πρόσβαση στα δικαιολογητικά,
ασφαλή διαχείριση της πλατφόρμας και των συστημάτων φιλοξενίας,
δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας,
τεχνικές ενημερώσεις και συντήρηση,
καταγραφή ενεργειών ή λειτουργικών συμβάντων όπου απαιτείται.
13. Διαβίβαση δεδομένων σε τρίτους
Η ΔΕΠΑΔΠ δεν διαθέτει ούτε πωλεί τα προσωπικά δεδομένα των χρηστών σε τρίτους.
Δεδομένα μπορούν να γνωστοποιηθούν σε τρίτους μόνο όταν αυτό είναι απαραίτητο για τη λειτουργία της υπηρεσίας, για την εκπλήρωση νομικής υποχρέωσης ή όταν απαιτείται από αρμόδια δημόσια ή δικαστική αρχή.
Τρίτοι πάροχοι που ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό της ΔΕΠΑΔΠ, όπως πάροχοι φιλοξενίας, τεχνικής υποστήριξης ή υπηρεσιών ηλεκτρονικής επικοινωνίας, οφείλουν να παρέχουν τις απαιτούμενες εγγυήσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων.
14. Δικαιώματα των χρηστών
Σύμφωνα με τον GDPR και υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπει η νομοθεσία, τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν, κατά περίπτωση, τα ακόλουθα δικαιώματα:
δικαίωμα ενημέρωσης,
δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα,
δικαίωμα διόρθωσης ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων,
δικαίωμα διαγραφής,
δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας,
δικαίωμα εναντίωσης,
δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων, όπου εφαρμόζεται,
δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης, όταν η επεξεργασία βασίζεται σε αυτή.
Η άσκηση ενός δικαιώματος δεν συνεπάγεται πάντοτε την υποχρεωτική διαγραφή ή παύση επεξεργασίας, όταν η διατήρηση των δεδομένων απαιτείται από τον νόμο ή υφίσταται άλλη νόμιμη βάση επεξεργασίας.
15. Υποβολή καταγγελίας
Εφόσον κάποιος χρήστης θεωρεί ότι η επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων παραβιάζει την ισχύουσα νομοθεσία, έχει δικαίωμα να απευθυνθεί στην αρμόδια εποπτική αρχή.
Στην Ελλάδα αρμόδια εποπτική αρχή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ).
16. Ακρίβεια των στοιχείων
Ο χρήστης οφείλει να παρέχει ακριβή και επικαιροποιημένα στοιχεία κατά την εγγραφή και χρήση της πλατφόρμας.
Σε περίπτωση αλλαγής στοιχείων, θα πρέπει να προβαίνει στην ενημέρωσή τους, όπου η λειτουργία αυτή παρέχεται, ή να επικοινωνεί με τη ΔΕΠΑΔΠ για τη σχετική διόρθωση.
17. Δεδομένα ανηλίκων
Στην περίπτωση εργαστηρίων στα οποία επιτρέπεται η συμμετοχή ανηλίκων, η συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με τις ειδικές απαιτήσεις της ισχύουσας νομοθεσίας.
Όπου απαιτείται, η εγγραφή ή η παροχή σχετικής συγκατάθεσης πραγματοποιείται από γονέα ή νόμιμο κηδεμόνα.
Η ΔΕΠΑΔΠ δύναται να ζητήσει τα απαραίτητα στοιχεία για την επιβεβαίωση της ιδιότητας του γονέα ή νόμιμου κηδεμόνα, στον βαθμό που αυτό απαιτείται.
18. Cookies και τεχνικά δεδομένα
Η πλατφόρμα μπορεί να χρησιμοποιεί cookies και συναφείς τεχνολογίες που είναι απαραίτητες για τη σύνδεση του χρήστη, τη διατήρηση της συνεδρίας, την ασφάλεια και την ορθή λειτουργία των υπηρεσιών.
Εφόσον χρησιμοποιούνται πρόσθετες κατηγορίες cookies, όπως cookies στατιστικής ανάλυσης ή υπηρεσίες τρίτων, ο χρήστης ενημερώνεται σχετικά και ζητείται συγκατάθεση όπου αυτή απαιτείται από τη νομοθεσία.
19. Αλλαγές στην Πολιτική Απορρήτου
Η ΔΕΠΑΔΠ μπορεί να τροποποιεί την παρούσα Πολιτική Απορρήτου όταν μεταβάλλονται οι υπηρεσίες της πλατφόρμας, οι διαδικασίες επεξεργασίας ή οι σχετικές νομικές απαιτήσεις.
Η ισχύουσα έκδοση της Πολιτικής δημοσιεύεται στην πλατφόρμα με αναφορά της ημερομηνίας τελευταίας ενημέρωσης.
Τελευταία ενημέρωση: [ημερομηνία]
20. Επικοινωνία
Για ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα Πολιτική Απορρήτου ή την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να επικοινωνούν με τη ΔΕΠΑΔΠ:
Δημοτική Επιχείρηση Πολιτιστικής Ανάπτυξης Δήμου Περιστερίου (ΔΕΠΑΔΠ)
Email: [να συμπληρωθεί]
Τηλέφωνο: [να συμπληρωθεί]
Διεύθυνση: [να συμπληρωθεί]